Boostez la productivité de votre équipe avec Slack

by Bruno Pérez

Slack est un outil qui permet aux équipes de travail de communiquer mieux. Est-il adapté pour votre structure ? Comment le mettre en place ?

Nous sommes en 2007, Microsoft vient de sortir la nouvelle version de Communicator, une version macabre de MSN dédiée au monde professionnel. Vous vous en souvenez ? A l’époque, on avait déjà compris qu’une messagerie améliorait la communication et la réactivité des équipes de travail.

Quelques années plus tard, Slack remet une couche et nous propose un outil sympathique et personnalisable. Alors que toutes les startups californiennes-ultra-cool l’ont déjà adopté, voyons comment il peut s’implanter dans votre structure.

Pourquoi utiliser Slack ?

L’avantage numéro 1 de Slack ? Se débarrasser du mail !

On sait tous que le travailleur moyen passe trop de temps sur ses mails pour être productif. Gardons le mail pour les échanges avec l’extérieur et laissons Slack s’occuper des conversations en interne. Bon point de départ.

Effectivement, c’est beaucoup plus rapide de poser une question par Slack plutôt que d’envoyer un email et d’attendre patiemment la réponse… Cela contribue aussi à maintenir une ambiance de travail comme on les aime : studieuse et sans interruptions !

En plus des messages privés, Slack permet de lancer des conversations de groupe. Les différents “channels” permettent de communiquer à plusieurs acteurs d’un projet ou d’une thématique particulière.

Mettre en place Slack pour ma team

J’ai vu des groupes de 2 personnes jusqu’à des équipes de plus de 100 personnes travailler efficacement avec Slack. L’application est flexible, à vous de réfléchir à la façon de l’implanter.

1. Software

Commencez par créer une équipe puis télécharger Slack pour votre PC ou Mac, la version web n’est pas au niveau selon moi. Si vous êtes souvent en déplacement comme moi, installez aussi l’app mobile. Balancez les invitations aux membres de l’équipe et assurez-vous que tout le monde l’ait installé.

2. Channels

Configurez vos channels comme vous l’entendez. Chez Buddyweb, nous avons un channel par projet, plus des channels transversaux comme #general, #random pour les échanges de gifs et autres trucs rigolos, #dev pour les échanges de contenus entre développeurs, #integration pour les intégrateurs, etc.

Les channels sont particulièrement utiles pour les agences et autres organisations travaillant sur plusieurs projets en simultané.

3. Prenez vos marques

Chaque team travaille de façon différente, laissez les gens trouver la meilleure façon d’utiliser Slack. Des fonctionnalités pratiques comme l’upload de fichiers, la recherche intuitive ou la possibilité d’ajouter les messages en favoris peut vous être très utiles.

Encore plus loin dans la personnalisation

Pour améliorer encore votre expérience, Slack se connecte aux APIs d’un grand nombre d’applications. — Voir l’article Qu’est ce qu’une API ? — Vous pouvez ainsi vous servir de Slack comme d’un hub qui centralise vos différentes apps. Voici certaines intégrations intéressantes :

  • Intégration avec Google Calendar : Recevez vos notifications de vos RDV directement depuis Slack
  • Intégration Giphy : Envoyez-vous des GIF animés en un clic
  • Intégration Trello : Etre informé dès que vous passez une tâche d’un état à un autre (utile pour les channels de type “projet”)
  • Intégration Wunderlist : Permet d’ajouter des tasks à votre Wunderlist depuis Slack
  • Intégraiton Twitter : Pour inclure des tweets d’un compte dans un channel particulier
  • Intégration Github/Bitbucket : Notification des commits dans un channel

Pour les plus aguerris, vous pouvez même créer vos propres “bots” et les intégrer dans Slack. Vous créez ainsi une sur-couche propre à votre environnement de travail.

Pour finir

Chez Buddyweb nous utilisions HipChat de Atlasssian avant d’être passé à Slack. Les 2 applications se ressemblent au niveau des fonctionnalités, mais c’est au niveau de l’interface que Slack se démarque sur tous ces concurrents : grâce à une ergonomie intuitive et un look fun et agréable, les membres de l’équipe l’adoptent très rapidement.

En tant que chefs de projet ou chef d’équipe, nous savons très bien qu’un bon processus est inutile s’il n’est pas adopté par le groupe. C’est ce qui explique le succès de Slack : Il s’implémente sans forcer dans toutes les entreprises.

Slack rapproche les gens, évite de déranger tout l’open-space pour une conversation privée, et permet de collaborer facilement. Ce n’est pas une révolution en soi car d’autres outils similaires existaient déjà avant, mais on les utilisait beaucoup moins. Slack rend cette collaboration moins contraignante et plus fun, ce qui pousse les gens à collaborer plus. Et c’est ce qui doit vous pousser à passer à Slack.